• Privacy - Notarstudio - Stefani - Scaramellino - Ockl

Wie wir Ihre Daten verwenden

Mitteilung im Sinne des Artikels 13 der EU-Verordnung 679/2016 (DSGVO) sowie Art. 13 D. Lgs. Nr. 196/2003 des italienischen "Privacy-Gesetzes" (Codice in materia di protezione dei dati personali)

WIE WIR IHRE DATEN VERWENDEN UND SCHÜTZEN

Informationsblatt

der Notariatskanzlei Stefani - Scaramellino - Ockl

gem. Art. 13 der EU-Verordnung 679/2016 (DSGVO) sowie Art. 13 D. Lgs. Nr. 196/2003 des italienischen "Privacy-Gesetzes" (Codice in materia di protezione dei dati personali)

Der Notar ist ein Berufsjurist und Träger eines öffentlichen Amtes der mit der öffentlichen Aufgabe betraut ist, eine gesetzliche Rolle als unparteiischer Garant zur Beurkundung von Rechtshandlungen unter Privaten auszuüben, sodass dadurch der beurkundete Inhalt und Tatsachen öffentliche Glaube gewahrt wird. Gleichzeitig hat er auch die Aufgabe, die Gesetzlichkeit und Legalität der Rechtsgeschäfte zu überprüfen und die Klienten juristisch professionell zu betreuen, damit die Rechtshandlungen und -geschäfte auch das von den Vertragsparteien erwünschte Ziel so genau wie möglich erreichen.

Datenerhebung bzw. -erfassung

Um seinen Funktionen und Aufgaben gerecht zu werden, braucht der Notar Informationen und Daten von Ihnen oder von anderen betroffenen Parteien: Es kann sich dabei um personen- bzw. vermögensbezogene Daten handeln, welche analog oder elektronisch erfasst und verarbeitet werden können. Diese Informationen bzw. Daten können ihm von Ihnen oder auch von einem anderen Betroffenen übermittelt werden, oder er kann sie auch von Dritten, meistens öffentlichen oder auch privaten Archiven und Registern, erhalten.

Abhängig vom Rechtsgeschäft und Auftrag, kann der Notar selbst oder durch Mitarbeiter Kataster, Immobilienregister (auch das Grundbuchsamt), Firmenbuch, Standesamt oder ähnliche Stellen konsultieren bzw. Abfragen tätigen, um die nötigen Informationen für eine korrekte Erfüllung seiner Aufgaben zu erhalten. Er soll möglicherweise auch ausländische Register aufsuchen bzw. abfragen, wenn zum Beispiel ein Vertrag mit Beteiligung eines ausländischen Unternehmens auf der Tagesordnung steht.

Alle diese Informationen, welche immer und nur im Rahmen und mit dem Zweck der notariellen Berufsausübung, der Durchführung des Auftrages und der Erledigung von verpflichtenden gesetzlichen, steuerlichen oder versicherungsgebundenen Maßnahmen erlangt werden, werden danach bei der Notariatskanzlei aufbewahrt, so lange, wie vom einschlägigen Gesetz gefordert: Die Notariatsordnung regelt dies für die Beurkundung, der Codice Civile/Zivilgesetzbuch für die Veröffentlichung, Steuer- und Finanzordnung für Buchhaltung und dazugehörige Belege, die Gesetze zur Bekämpfung von Geldwäsche und Finanzkriminalität für die einschlägige Kontrolle. Ohne diese erforderlichen Informationen kann ein Notar seine Funktion bzw. Aufgaben nicht erfüllen und erledigen. Ihre personenbezogenen Daten werden jedes Mal ausschließlich für die Erledigung und Durchführung der einzelnen Rechtsgeschäfte verwendet und werden in unseren analogen bzw. elektronischen Archiven immer nur in diesem Zusammenhang aufbewahrt. Für manche Verfahren bzw. Maßnahmen nutzen wir die Dienste von Auftragsverarbeitern unseres Vertrauens, welche mit technischen und organisatorischen Aufgaben beauftragt werden. Die Liste dieser Auftragsverarbeiter ist stets am aktuellsten Stand und Sie können jederzeit kostenlos darin Einsicht nehmen, dies nach einfacher Anfrage in unserer Kanzlei.

Datenübermittlung bzw. -weiterleitung

Der Notar ist seinerseits zeitweilig verpflichtet, bestimmte Informationen an Behörden weiterzuleiten: Dies geschieht immer und nur in den vom Gesetz bestimmten Fällen und unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und Verfahren. In den meisten Fällen dient die Weiterleitung der Daten lediglich der Berichtigung bzw. Aktualisierung jener Register, aus denen auch die Daten stammen, die Sie oder andere Vertragsparteien betreffen.

Die Datenübermittlung erfolgt vorwiegend auf dem elektronischen Weg, mittels Informatikinstrumenten und Software, welche in der Kanzlei installiert sind; das Italienische Notariat hat eine eigene, landesweite und geschützte telematische Datenvernetzung installiert, mit gesondertem System für die Digitalunterschrift und eigener Zertifizierungsstelle, wodurch den Klienten und Bürgern die maximale Sicherheit gewährleistet wird.

Beispielweise werden Ihre Daten weitergeleitet an:

- Agenzia delle Entrate, vormals Registeramt, Ministerium für Wirtschaft und Finanzen, um einen Vertrag steuerlich zu erfassen;

- Ufficio del Territorio, vormals Kataster bzw. Immobilienregister, Ministerium für Wirtschaft und Finanzen, Grundbuchsamt (Autonome Provinz Bozen), um Verträge hinsichtlich Immobilien bzw. Eigentümerverhältnisse einzutragen;

- Ufficio dello stato civile/Standesamt, für die gesetzlichen Eintragungen und Vermerke (z.B. Eintragung der Gütertrennung im Rahmen einer Eheschließung);

- Registro delle Imprese/Firmenbuch, bei Gründung von Personen- oder Kapitalgesellschaften, sowie Änderungen deren Statuten und Gründungsverträgen, Anteilsübertragungen und ähnliche Rechtsgeschäfte.

Die Archive der öffentlichen Register sind grundsätzlich öffentlich zugänglich und das Einsichtsverfahren ist gesetzlich geregelt.

Der Notar, als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, beabsichtigt nicht, Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland zu übermitteln.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten der Klienten unserer Kanzlei so erfasst und verarbeitet, dass eine eventuelle Verarbeitung gemäß den Bestimmungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Finanzkriminalität (D.Lgs. 109/2007 und 231/2007 sowie Durchführungsgesetz samt Ergänzungen und Änderungen) durch die zuständige Behörde ermöglicht wird.

Sensible Daten

Gemäß Art. 9 und 10 der EU-Verordnung 679/2016 werden Sie dem Notar im Rahmen der Auftragserteilung auch Daten bekanntgeben, die in "besondere Kategorien von personenbezogenen Daten" fallen, und zwar Daten, "aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person" bzw. personenbezogene Daten "über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten". Diese Art von Daten dürfen nur mit Ihrer ausdrücklichen, schriftlichen Einwilligung (am Ende dieses Informationsblatts) verarbeitet werden gem. Art. 9 Abs. 2 lit. f und g der DSGVO; ohne diese Daten bzw. ohne Einwilligung darf und kann der Notar seine Aufgaben nicht erfüllen.

Anwendung von automatisierten Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling

Der Notar wendet kein automatisiertes Entscheidungsverfahren im Einzelfall, einschließlich Profiling laut Art. 22, Abs. 2 und 4 der EU-Verordnung 679/2016, an.

Unrichtige bzw. nicht aktuelle Daten

Sie haben das Recht, jederzeit zu Ihren personenbezogenen Daten Zugang zu erlangen. Ebenso haben Sie das Recht, die Berichtigung oder die Löschung oder die Einschränkung der Verarbeitung oder die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen oder Ihren begründeten Widerspruch gegen die Verarbeitung einzubringen, sowie Ihre Einwilligung zu widerrufen; vorbehaltlich der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung vor einem etwaigen Einwilligungswiderruf und vorbehaltlich den Bestimmungen hinsichtlich Recht auf Löschung haben Sie weiters das Recht, Beschwerde bei der italienischen Aufsichtsbehörde einzulegen.

Recht auf Löschung (sogen. "Recht auf Vergessenwerden")

Eine notarielle Urkunde bzw. ein Notariatsakt, wie jede Urkunde, welche in einem öffentlichen Archiv aufzubewahren ist, muss unverändert in seiner Originalform aufbewahrt werden, sodass in diesem Zusammenhang übermittelte/erfasste personenbezogene Daten nicht gelöscht werden dürfen, soweit sie in öffentlichen Registern oder öffentlichen Urkunden nach der Notariatsordnung (Gesetz Nr. 89/1913 samt Änderungen und Ergänzungen) erfasst wurden:

* zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung;

* für Aufgaben, die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgen, die dem Verantwortlichen übertragen wurden;

* für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke;

* zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Aus demselben Grund kann und darf eine Änderung der in der Urkunde erfassten Daten keine Änderung der Urkunde bewirken, sondern sie wird lediglich mit gesonderten Verfahren dokumentiert: Zum Beispiel wird eine Wohnsitzänderung wohl dem Standesamt bzw. Meldeamt gemeldet, erfordert aber keine Änderung der Notariatsurkunde; in ähnlicher Weise wird nach Tilgung einer Hypothek nicht die Hypothekenurkunde vernichtet oder abgeändert, sondern wird beim Immobilienregister die Anmerkung über die abgelaufene Hypothekarbürgschaft eingetragen.

Sollte aber die Notariatsurkunde deswegen berichtigt werden, weil die darin enthaltenen Daten bzw. Informationen nicht korrekt sind, kann das nur mittels eines gesonderten Notariatsakts erfolgen.

Verantwortlicher der Datenerfassung und -verarbeitung, an welche Sie sich für jegliche Anfrage wenden können, ist der Notar David Ockl, mit Sitz und Kanzlei in Meran, Brunnenplatz Nr. 4.

Über Internet gesammelte Daten

Im Sinne des Art. 13 der EU-Verordnung 679/2016 informieren wir darüber, dass alle Daten, welche Sie über unseren Internetauftritt bzw. über andere Wege (Fax, e-Mail, Post) an uns senden, gesammelt und gespeichert werden. Wir garantieren im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, dass die Verarbeitung der persönlichen Daten unter Berücksichtigung der grundlegenden Rechte und Freiheiten sowie der Würde des Betroffenen mit besonderem Bezug auf die Geheimhaltung, die persönliche Identität und das Recht auf Schutz der persönlichen Daten erfolgt.

Die von uns verarbeiteten persönlichen Daten unterliegen keiner Verbreitung.